【年賀状の保管方法】スキャンしてデータ化?アプリで管理?住所の整理は?

こんにちは。

皆さんは年賀状を出す派ですか?
それとも年始の挨拶はメールなどで行う派ですか?

年賀状を出す、出さないにかかわらず、普段なかなか連絡をとらない友人の近況が届くのは嬉しいものですね。

とはいえ、年々たまる年賀状。

今回は年賀状の保管方法をご紹介します。

複数取り上げましたので、ご自身に合うものをチョイスして参考にしていただけると幸いです。

1.写真に撮って保存
2.スキャナーで読み取る
3.スマホの無料アプリで管理
4.住所録を無料でデータ化
5.原本を保管する方法
6.年賀状を破棄する方法

1.写真に撮って保存

年賀状をカメラで撮って保存しておく方法です。
スキャナなど特別なものを使わず、デジカメ(スマホや携帯のカメラでもOK)さえあれば、今すぐに始められる気軽さが魅了。
とりあえず年賀状をデジタル化して、何か用事があったときに後から探して見られれば十分という方向けです。

撮影するときに斜めになってしまったり、ゆがんでしまったりするので、きれいにデータ化したい場合は、他の方法をおすすめします。

【注意】
撮影する面に差出人の名前が記載されているか、必ず確認しましょう。
記載されていない場合は、誰から届いたものなのか分からなくなってしまう可能性があるので注意が必要です。
年賀状の表と裏をひとつのファイルとして保存するのも一案。
余力があれば、ファイル名を「差出人+年号」にするなどの工夫をしておくと後から探しやすくなります。

2.スキャナで読み取る

年賀状に限らず、デジタル化する際に選択肢のひとつになるのがスキャナを使って読み取る方法。
スキャンする枚数が多い場合におすすめです。
以前、古い写真をデジタル化する方法を当ブログでも紹介しました。

年賀状をスキャナで読み取る場合は、ADF(自動原稿送り装置)が付いているものだと楽です。
というか、枚数が多い場合は必須の機能だと思います。
ADFとは、コピーしたい原稿を一度に複数セットして、スキャナの方で自動で一枚ずつ読み込んでくれる機能のこと。
1枚ずつガラス面においてスキャンするのは、時間がかかりますし、とても大変です。

例えば、富士通から発売されているScanSnapは、ADFが付いているのはもちろんのこと、年賀状の表面と裏面を一度のスキャンで読み取ってくれます。
またOCRソフトを使うことで、年賀状を画像としてではなく、文字として認識できるようになり、検索が可能に!
「○○さんの過去の年賀状を探したい」といったときに氏名で検索ができるのは便利です。

ご興味がある方は以下の記事が参考になるでしょう。
ScanSnap スーパー活用術~ScanSnapで実現するラクラク便利なスマートライフ~【第3回】溜まった年賀状をスキャンして「マイ・交友アルバム」を作る

▼実際にScanSnapを使って年賀状をスキャンしている様子

3.スマホのアプリを使って保存

スキャナを持っていない場合は、スマートフォンで使えるスキャナアプリを使うといいでしょう。

スキャンした年賀状をパソコンやスマートフォン内に保存しておきたい方

多くのスキャナアプリがありますが、筆者のおすすめは、無料で使える「CamScanner スキャンPDF作成」。
スキャン時の手ぶれやゆがみなどを自動で修正してくれます。
日本語も英語も高精度で文字認識でき、スキャンした画像に手書きでメモを付けられます。
「住所変更」などと入れておくと、間違って旧住所に送ってしまった……といったミスを減らせそうですね。

【CamScannerの操作手順】
1.「スキャン開始」をタップします。
CamScanner操作手順1
2.撮影します。自動で年賀状の部分が囲まれるので問題なければ「✔」をタップ
CamScanner操作手順2
3.画質を選び保存します。
CamScanner操作手順3

【OCR認識の精度は?】
「OCR認識」をタップすると、文字認識をしてくれます。
今回の精度はこんな感じでした。
OCR機能は

ちなみにCamScannerからクラウドサービスに保存することも可能です。

スキャンした年賀状をクラウドに保存しておきたい方

スキャンした年賀状をクラウドに保存しておきたい方は、お使いのクラウドサービスで「カメラで撮影すると、そのままクラウドに保存される」といった機能がないか確認しましょう。
ここではEvernoteを使う方法とGoogleドライブを使う方法を参考までにご紹介します。

【Evernoteを使う方法】
Evernoteのカメラ機能は、起動させると自動で年賀状の輪郭を検出し、撮影してくれます。
QRコードを読み込むときと同じような感じです。
台形補正などもしてくれて読みやすいように保存してくれます。
また画像内の文字は検索可能です。

1.Evernoteに「年賀状」などという名前でノートブックを作成します。
2.カメラを起動。自動で撮影されます。

【検索してみると】

「民営化」で検索をすると、該当する文字がハイライト表示されました。

Evernoteに保存しておくと、お年玉当選番号の検索もできそうですね。

また年賀状以外にあけおめメールやツイートなども同じようにEvernoteに保存したり、住所録も一緒に保存したりしておけば、年賀状関係の情報を1つにまとめることができ、年末に慌てることが減りそうです。

Evernote ベーシック(無料)をお使いの場合は、月間のアップロード容量が60MBまでなので、枚数が多い場合は全て保存しきれないかもしれません。
ご注意ください。

【Googleドライブを使う方法】
Googleドライブのスキャン機能もシンプルで便利です。
OCR機能があり、Evernoteと同様、文字での検索も可能。

1.Googleドライブの新規追加から「スキャン」をタップ
2.カメラが軌道したら撮影します。

4.住所録を無料でデータ化

とりあえず、宛名だけでもデータ化したいという方は、スマートフォンアプリ「スマホで年賀状」を使うと便利です。
はがきを撮影するだけで、宛名情報がデータ化され、「宛先帳」に登録されます。
オペレーターによる手作業での入力のため、正確なのがウリ。
何枚でも無料で利用できますよ。

ただし、データ化したデータは「ネットで年賀状」が提供するサービスでしか利用できないので、その点はご注意ください。
ちなみに「ネットで年賀状」では、はがきへの印刷代は1枚78円で、宛名印刷まで行ってくれます。(10枚以上の場合は割引きあり)

宛名スキャン(ネットで年賀状)

5.原本を保管する方法

年賀状は手元に大事に保管しておきたいという方は、100均などでファイルを購入したり、輪ゴムでひと塊にしておいたり、といった方法もありますが、個人的におすすめなのは製本化する方法です。

作り方は、「年賀状の保存どうしてる?お洒落にしっかり整理する方法(女性の美学)」の説明が写真が多く分かりやすいですよ。
作成にかかる時間は30分とのこと。

ご興味のある方はチェックしてみてください。

6.年賀状を破棄する方法

年賀状は個人情報が満載。
破棄する場合は、シュレッダーにかけたり、マジックやスタンプで消したりするなど、きちんと対応してから行いましょう。

以前は郵便局がリサイクル目的で使用済ハガキを回収していたこともあったそうですが、現在は行われていません。
現在では、一部の店舗のみになりますが、ナチュラルローソンに「個人情報書類回収ボックス」が設置されています。

※お年玉くじの抽選まではスキャンしても年賀状を捨てずに取っておいてくださいね。

いかがだったでしょうか。
時間がとれるときに考えてみてください。